Статьи Аркаим Финанс

Экономим на документах.

Зачастую клиенты, партнеры по бизнесу просят предоставить им тот или иной документ. Как вы поступаете в этом случае? Конечно, отправляете курьера на другой конец города (а это оплата рабочего дня курьера, оплата проезда/бензина, небольшие траты на краску принтера и листы бумаги).

Каким же будет экономичный вариант?

Решение довольно простое – пересылать копии документов по факсу или отсканированные документы по интернету.

Если бизнес у вас в активной стадии, и вы постоянно ведете переговоры, высылаете счета, подписываете и отсылаете договоры и акты, то такое решение очень выгодно отразится в финансовой отчетности.

Примерно 70% компаний не требуют оригиналы документов, им вполне хватает отсканированного документа с печатью.

В случае если компания все-таки потребует оригинал, его всегда можно отправить отдельно. Но, поверьте, это будет происходить очень редко.

Например, менеджеру требуется 15 минут, чтобы подписать конверт и отправить письмо. Это стоит примерно 100 рублей. Еще 100 рублей потребуется на конверт и оплату стоимости пересылки почтой. Если документов много, то будет нужна посылка. А если такие посылок сотни?

Электронные документы в компании

Многие документы, такие как: накладные, счета, анкеты, которые постоянно циркулируют в компании можно с большим успехом заменить на электронные. Благодаря этому вы, естественно, сэкономите на канцтоварах и ускорите процесс.

Многие действия требуют подписей. И зачастую самые простые действия затягиваются на несколько дней или недель из-за того, что постоянно нужно подтверждение и чья-то подпись. А ведь люди не сидят на месте. Кого-то может на оказаться на работе, кто-то будет очень занят, и не сможет подписать. В итоге процесс растягивается.

Например, в компании Microsoft весь документооборот ведется в электронном виде.

И для этого вовсе не требуются специальные программы или системы. Просто все документы переводятся в электронный вид.

В интернете в настоящее время представлено много сервисов для работы с документами. Например, Google Docs. Вы можете создавать новые документы, отчеты, разрешать сотрудникам доступ к ним. И это совершенно бесплатно.